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Verwaltungsdigitalisierung (VWA)

Wissen für die digitale Verwaltung

Die Digitalisierung hat Staat und Gesellschaft in vielen Lebensbereichen bereits verändert. Auch die Kommunalverwaltung wird in allen ihren Aufgabenbereichen immer digitaler, Smart City ist das Zukunftsbild. Diese Entwicklung erfordert neue Kenntnisse und Fähigkeiten, aber auch Veränderungsbereitschaft von den Mitarbeitenden der Verwaltungen.

Unser Online-Intensivseminar vermittelt Ihnen das Know-how, um die digitale Zukunft Ihrer Verwaltung mitzugestalten. Sie erhalten Methoden-Wissen für die Prozessoptimierung, Verständnis für unterstützende technische E-Government-Funktionen und lernen die rechtlichen Möglichkeiten, aber auch Verpflichtungen zur Gestaltung von Online-Services kennen.

Das Seminar findet ONLINE statt. Die Teilnehmenden erhalten ein Zertifikat.

Inhalte & Ablauf

In Zusammenarbeit mit bundesweit tätigen Referenten für Geschäftsprozessmanagement, E-Government und Change Management hat die VWA Freiburg eine modulare Online-Weiterbildung für die Transformation der Verwaltung zur Smart City, einer intelligenten und agilen Stadt, entwickelt, die Ihnen das notwendige rechtliche und organisatorische Wissen vermittelt, um den veränderten Rahmenbedingungen für kommunale Gebietskörperschaften im digitalen Zeitalter gerecht zu werden und einschlägige Veränderungsprojekte zu managen.

Zielsetzung

Die Teilnehmenden

erhalten einen umfassenden Überblick über die Digitalisierung von Staat und Gesellschaft sowie die rechtlichen und technischen Hintergründe.
bekommen Hinweise für das Change Management bei Digitalisierungsprojekten.
werden dazu befähigt, Prozesse zu erheben, zu modellieren, kritisch zu würdigen und zu dokumentieren.
werden praxisnah darauf vorbereitet, Prozesse zu managen und kontinuierlich zu verbessern.
kennen die Inhalte eines Verwaltungsdigitalisierungskonzepts.
wissen die Notwendigkeiten des Projektmanagements.
können sachverständig in Transformationsprozessen zu Smart City-Themen mitarbeiten.
erfahren, worauf im Hinblick auf IT-Sicherheit zu achten ist.

Dozentinnen & Dozenten

Peter Klinger

Peter Klinger ist Diplom-Verwaltungswirt, Ltd. Direktor a.D. und Lehrbeauftragter der Fernuniversität in Hagen und der Hochschule Rhein Waal (E-Government). Lehrtätigkeit zu Themenbereichen des E-Governments und der Verwaltungsmodernisierung an diversen Studieninstituten für kommunale Verwaltung, Verwaltungs- und Wirtschaftsakademien und dem Institut für Verwaltungswissenschaften in Gelsenkirchen.

Thomas Heucken

Thomas Heucken ist Datenverarbeitungskaufmann und AIIM ECM-Master.
Angestellter in der Datenverarbeitung der Stadt Witten. Seit 2006 Verantwortung der technischen Umsetzung der E-Akte, Erfahrung aus ca. 100 Einführungsprojekten. Referent für Seminare zum Thema E-Akte.

Jonas Plitt

Jonas Plitt ist Experte im Bereich System- und Netzwerkforensik zur Identifikation und Behebung von Sicherheitsvorfällen. Langjährige Erfahrung mit SIEM-Systemen (z. B. Splunk, Exabeam) sowie Log Management und mit aktuellen Angriffsmethoden, typischen Angriffsmustern und gängigen Forensik-Tools.

Dominik Schad

Dominik Schad hat Sozialwissenschaften (M.A.) studiert. Seit 2008 ist er in verschiedenen Funktionen im Kreis Recklinghausen tätig, u. a. als Büroleiter Landrat, Leiter Jobcenter und Fachbereichsleiter Finanzen, interne Dienste und Immobilien. Seit Februar 2024 Kreisdirektor und Kämmerer sowie Dozent und Seminarleiter zu verschiedenen Themen.

Timo Janssen

Master of Public Management. Fachliche Leitung Prozessmanagement, seit 2020 freiberufliche Kommunalberatung (Prozessmanagement) für Wissen und Werkzeug und seit 2021 Referent für Prozessmanagement, Risikomanagement und Verwaltungsdigitalisierung.

Themen & Termine

Modul 1:

09.02.2026
02.03.2026
05.03.2026

Digitalisierung der Verwaltung - Kommune der Zukunft (Peter Klinger)

Der Rahmen für E-Government: Die Digitalisierung von Staat und Gesellschaft
Handlungsfelder von Smart Citys/Smart Regions mit praktischen Beispielen
Zum Nachdenken und Diskutieren: Braucht die Kommunalverwaltung einen Transformationsprozess zur digitalen Verwaltung überhaupt?
Die rechtlichen Grundlagen für die Verwaltungsdigitalisierung
- Das E-Governmentgesetz / Das Onlinezugangsgesetz / Die Verwaltungsverfahrensgesetze
- Novelle des EGovG Bund und des OZG
- Das Registermodernisierungsgesetz
Unterstützung der Kommunen durch das Land BW – service.bw
Ein Schlüssel für rechtsverbindliche Online-Services: Die Digitale Identität
- Nutzerkonto Bund und Organisationskonto
Zielbild der digitalen Verwaltung von morgen:
- Grundlagen und Voraussetzungen für eine Digitale Verwaltung
- Führung und Leitung in einer Digitalen Kommune
- Was muss die Verwaltung zukünftig können?
- Bedeutung der Digitalisierung für die Beschäftigten
- Wie können herkömmliche Verwaltungsstrukturen angepasst werden?
- Top down – button up – Welcher Weg ist in diesem Prozess der richtige?
- Zentrale Rollen und Funktionen zur Digitalisierungstransformation
Ein Blick in die Zukunft: Digitalisierung und Entbürokratisierung im Koalitionsvertrag der Bundesregierung

Modul 2: 17.03.2026

IT-Sicherheit (Jonas Plitt)

Aktuelle Bedrohungslage: Warum IT-Sicherheit jetzt Chefsache ist
- Aktuelle Situation, Einblicke in einen realen Cyberangriff, Angriffsszenarien
Rechtlicher Rahmen 2026: Was die Verwaltung wissen muss
- BSI-Gesetz (aktuelle Version)
- KRITIS-Dachgesetz
- Umsetzung von NIS2 in Deutschland
- DSGVO & Datenschutz im Cybervorfall
- Pflichten aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0)
Organisation & Awareness: IT-Sicherheit beginnt beim Menschen
- Rolle der IT-Sicherheitsbeauftragten
- Sensibilisierung der Mitarbeitenden (Awareness, Schulungen, Phishing-Trainings)
- Dienstanweisungen & Verhaltensregeln
IT-Sicherheitsleitlinien: Strategische Grundlage für Kommunen
- IT-Sicherheitsleitlinie als politisch legitimierte Strategie
- IT-Sicherheits- und Notfallhandbuch mit klarer Rollendefinition
- Nutzung von CERT-Diensten (Computer Emergency Response Team)
Technische Schutzmaßnahmen: Basiswissen für Entscheidungsträger
- Firewall, DMZ, Netzwerksegmentierung, Virenschutz, NAC
- BSI-Grundschutz 2025/26 – kommunenspezifische Module
- Backup-Strategien inkl. „immutable Backups“ und Wiederherstellungspläne
Zero Trust, Cloud & Sicherheitsarchitektur der Zukunft
- Zugriff nur nach kontinuierlicher Prüfung (nicht per „Vertrauen durch Netzlage“)
- Sichere Nutzung von Cloud-Diensten
- Anforderungen an Cloud-Verträge und Datenschutz
Incident Response, SOC & Cyberresilienz
- Aufbau eines Incident Response Plans (inkl. Notfallkontakte und Prioritäten)
- Rolle von SOC (Security Operations Center) und MDR-Diensten
- Versicherungsanforderungen & Cyber-Resilienz-Strategien
KI, Automatisierung & neue Herausforderungen
- KI-gestützte Angriffe (z. B. Deepfakes, Social Engineering)
- KI zur Bedrohungserkennung (UEBA, Anomalie-Detection)
- Open-Source-Risiken und Supply-Chain-Angriffe
Fazit: Verantwortung übernehmen und die Chancen nutzen
- Wo steht meine Organisation heute?
- Welche nächsten Schritte sind konkret machbar?
- Wie können wir IT-Sicherheit als kontinuierlichen Prozess etablieren?
Podiumsdiskussion: „IT-Sicherheit in der Kommune: Pflicht, Kür oder Überforderung?“
- Was ist realistisch umsetzbar – und was nur auf dem Papier?
- Welche Unterstützung brauchen Kommunen vom Land/Bund?
- Wie viel Eigenverantwortung ist möglich – wie viel Pflicht kommt von außen?
- Welche Rolle spielen politische Prioritäten?

Modul 3: 19.03.2026

Veränderung – Chance oder Herausforderung? (Dominik Schad)

Change-Management – Grundlagen, Rahmenbedingungen
Der Mensch im Veränderungsprozess
Phasen einer Veränderung
Motivation zu Veränderung
Umgang mit Ambivalenzen und Widerstand
Voraussetzungen für erfolgreiches Lernen
Gestaltung von Lernprozessen
Erfolgsfaktoren für Veränderungsprozesse und Kommunikation von Veränderungsprozessen, die Menschen mitnehmen und begeistern
Umgang mit Krisen im Veränderungsprozess
Typologie von persönlichen Krisen und ihren Bewältigungsstrategien
Die menschliche Stressreaktion und ihre Auswirkungen
Gesprächstechniken zur Stabilisierung von Menschen in Veränderungsprozessen und Krisen
Veränderte Anforderungen an Führung in einer zunehmend digitalen Welt
Methoden der Partizipation
Reflexion und praktische Übungen

Modul 4: 25.03.2026

Einführung von DMS-Systemen (Thomas Heucke)

Skizzierung des Wegs zur Einführung der E-Akte inkl. Festlegung Akteure, Projektkommunikation, usw.
Anleitungen für die Einführung der E-Akte inkl. Beispielen und Empfehlungen
Einführung in Scan-Konzepte
Rechtliche Hintergründe
Praktische Umsetzung inkl. Leitfaden/Handlungsempfehlungen
Sicherheitskonzept inkl. Risikoanalyse und technisch-organisatorische Maßnahmen
Anwendungsbeispiele aus der Praxis: Scannen von Posteingängen und Bestandsakten

Modul 5: 27. - 29.04.2026

Leistungen und Prozesse identifizieren und priorisieren (Timo Janssen)
- Typisierung von Geschäftsprozessen aus E-Government-Sicht
- Strategische Alternativen der E-Government-Umsetzung
- Kurze Einführung in die Struktur, Methoden und Konzepte des FIM
- Der Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKA)
- Der kommunale Prozesskatalog
- Identifikation und Abgrenzung von Leistungen und Geschäftsprozessen
- Kriterien und Methoden zur Priorisierung von Prozessen
- Vorgehen zur Prozessdatenerhebung und Analyse
Prozesse erheben, modellieren und dokumentieren
- Einführung in die FIM-BPMN-Notation zur Prozessmodellierung
- Systematische Prozessbetrachtung: Prozesslandkarte und Wertschöpfungskette
- Das „Sichtenkonzept“ der Prozessmodellierung
- Abgrenzung von Prozessen, „Ende zu Ende-Betrachtung“
- Fachliche Architektur und Gliederung von Prozessmodellen
- Ableitung der Prozessgliederung aus gesetzlichen Grundlagen
- Vorgehen, Rollen und Ablauf der Prozessmodellierung
- Praxis: Modellierung des Prozessablaufdiagramms (Prozessfachmodell)
- Prozessdaten: Zweck, Erhebung und Auswertung
- Nutzen und Verwendung von FIM-Stammprozessen
- Verwaltung und Versionierung von Modellen, Aufbau eines Prozess-Repository
Prozesse optimieren und digitalisieren
- Begriffsbestimmung: Optimierung, Digitalisierung und Automation von Prozessen
- Die Prozess-Schwachstellenanalyse: Optimierungspotentiale identifizieren
- Optimierungsstrategien: Evolution oder Redesign von Prozessen?
- Prozessevolution: Vom IST-Prozess zum SOLL-Prozess, Entwicklungsschritte der Digitalisierung erkennen und gestalten
- Agile Prozessoptimierung: Einführung in Methoden des Process-Redesign und Design-Thinkings
- Quantifizierung und Bewertung von Optimierungspotentialen
- Vom Soll-Prozess zum Lastenheft: Dokumentation von Anforderungen an die Soll-Prozessgestaltung und Digitalisierung
Prozesse managen und kontinuierlich verbessern
- Das Management-Konzept der Prozessorganisation
- Prozessportfolioanalyse
- Prozesssysteme erkennen und beschreiben
- Konzepte und Methoden zur Bestimmung von Prozessreife und Digitalisierungsgrad
- Prozesskennzahlen entwickeln
- Prozessleistung messen
- Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung
- Kontinuierliche Prozessverbesserung umsetzen
- Management von Prozess-Schnittstellen
- Prozessverantwortung organisatorisch implementieren

Modul 6: 11.05.2026

Das Verwaltungsdigitalisierungskonzept (Peter Klinger)

Herangehensweise, Gliederung und Inhalte eines Verwaltungsdigitalisierungskonzepts
Abschlussdiskussion, Fragen und Antworten

Unterrichtszeiten: jeweils 09:00 – 16:00 Uhr